Formation Secrétaire Assistant(e)
Du 30/09/2024 au 03/10/2025
Validez un Titre Professionnel de Niveau 4 (équivalent BAC)
Quel est le rôle d'un(e) Secrétaire Assistant(e)
Le·la Secrétaire Assistant·e est chargé·e de vous répondre et de vous orienter. Selon qu’il·elle est seul·e dans une petite structure, rattaché·e à un service ou une direction, le·la secrétaire assistant·e n’aura pas tout à fait les mêmes missions ni les mêmes exigences.
De façon générale, le·la secrétaire est chargé.e de la gestion des tâches administratives (accueil, standard, courrier…), des agendas et l’organisation de réunions ou déplacements, mais aussi parfois la communication avec le personnel de l’entreprise, ainsi que la saisie de documents sur ordinateur.
Quelles sont les qualités requises d'un(e)Secrétaire Assistant(e)
Proactivité
Agilité
Organisation
L'alternance Kesako ?
Le contrat d'apprentissage
Trois semaines par mois en entreprise et une semaine en formation en moyenne- Vous avez entre 16 et 29 ans révolus
- Vous pouvez toutefois conclure un contrat d’apprentissage, au-delà de 30 ans, si vous êtes reconnu travailleur handicapé, sportif de haut niveau ou si vous avez un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant le diplôme préparé.
- L'aide exceptionnelle est de 5 000 € pour le recrutement d'un alternant (en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation) de moins de 18 ans
- Une aide de 8 000 € si celui-ci a plus de 18 ans et moins de 30 ans et prépare un diplôme, un titre professionnel ou un certificat de qualification jusqu'au master (bac +5)
- Le salaire d’un apprenti bénéficie du dispositif de réduction générale renforcée des cotisations patronales applicables sur les rémunérations ne dépassant pas 1,6 fois le Smic.
- Le contrat d’apprentissage est également exonéré du versement de la CSG et la CDRS et de cotisations salariales sur la part du salaire n’excédant pas 79% du Smic.
- Et bien sûr, vous bénéficiez d'une rémunération (voir le tableau) pendant toute la formation et même des congés payés
Le contrat de professionalisation
Trois semaines par mois en entreprise et une semaine en formation en moyenne- Vous êtes âgé de 16 à 25 ans
- Vous êtes demandeur d’emploi et âgé de 26 ans et plus
- Vous êtes bénéficiaire du revenu de solidarité active (RSA), de l’allocation spécifique de solidarité (ASS), l’allocation adulte handicapé (AAH) ou avez bénéficié d’un contrat unique d’insertion (CUI)
- Une aide forfaitaire de Pôle emploi d'un montant maximal de 2000 € peut être accordée pour l'embauche d'un demandeur d'emploi âgé de 26 ans et plus
- Une aide financière de l'Etat pour l'embauche d'un salarié de 45 ans et plus
- Des aides au recrutement de personnes en situation de handicap
- la rémunération du contrat de professionnalisation bénéficie de la réduction générale renforcée des cotisations patronales. Cette réduction des cotisations patronales s’applique aux salariés dont la rémunération est inférieure à 1,6 fois le Smic
- Et bien sûr, vous bénéficiez d'une rémunération (voir le tableau) pendant toute la formation et même des congés payés
Informations
L’emploi de secrétaire assistant.e se caractérise par une grande polyvalence. Le.la secrétaire assistant.e joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne.
Il.elle intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il.elle peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le.la secrétaire assistant.e contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il.elle facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il.elle effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
Il.elle assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l’entreprise, il.elle traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il.elle assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il.elle a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.
Il.elle facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l’organisation de la structure, il.elle participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social.
Le.la secrétaire assistant.e peut être amené.e à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone.
Le.la secrétaire assistant.e exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Autres appellations de l’emploi-type:
– Secrétaire
– Secrétaire administratif.ve
– Secrétaire polyvalent.e
– Assistant.e administratif.ve
– Assistant.e d’équipe
– Assistant.e d’entreprise
Code(s) Rome : M1607
Formacode : 35035, 35007, 35029
Code CPF : 239 765
Salaire : Source (https://trouver-un-metier.fr/)
– 1.668€ brut par mois (1er échelon) à 2.502€ par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe supérieure,
– 1.836€ brut par mois (1er échelon) à 2.750€ par mois (11ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe exceptionnelle «
Passerelles possibles à l’issue de la formation
– BTS ou DUT spécialisés dans les métiers de l’assistanat et la gestion d’entreprise
– Titre Professionnelle d’Assistant.e de Direction, d’Office Manager, ou tout autre type de formation qui validerait un niveau 5 en informatique
– Pour être recruté dans le secteur public, le candidat doit passer le concours de « Secrétaire administratif d’État » organisé par le ministère de l’Éducation Nationale
– le métier de secrétaire peut être très similaire à celui d’assistante de direction et de secrétaire comptable. Il est donc possible d’évoluer facilement vers ces métiers
L’objectif de cette formation est de vous permettre de passer l’examen dans les meilleures conditions, et de vous rendre autonome sur le poste visé.
La formation est partagée en blocs capitalisables ou activité-type (AT), qui peuvent être validés indépendamment sous la forme d’un Certificat de Compétences Professionnelles (CCP).
Le Titre Professionnel est obtenu si tous les CCP ou AT sont validés.
AT1 – Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
– Produire des documents professionnels courants.
– Communiquer des informations par écrit.
– Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
– Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
– Planifier et organiser les activités de l’équipe.
AT2 – Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
– Assurer l’administration des achats et des ventes.
– Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes.
– Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.
– Assurer le suivi administratif courant du personnel.
Organisation de la formation
L’ensemble des cours se passe en présentiel. Ce cycle associe la transmission des techniques par des formateurs spécialistes dans leurs domaines respectifs, la réalisation d’un dossier professionnel justifiant des acquis théoriques et la collaboration en entreprise pour une totale assimilation de la théorie enseignée au centre de formation.
Cours et travaux pratiques, simulations, assurent, au-delà de l’apport théorique, l’acquisition d’une démarche opérationnelle directement utilisable en entreprise.
Les intervenants sont tous des formateurs experts dans leur domaine et choisis pour leur expérience concrète, vécue et enrichie au contact permanent des réalités quotidiennes du milieu professionnel.
Public Visé
Tout Public (salariés, demandeurs d’emploi, individuels et handicapés)
Pré-requis
Une connaissance du fonctionnement de l’entreprise acquise par une expérience professionnelle et des connaissances de l’outil informatique, des règles du français.
Modalité d’admission
– Sur dossier, tests et entretien personnel approfondi.
– Faire parvenir au responsable de formation : CV, lettre de motivation, fiche de candidature.
Recherche de votre entreprise
Vous pouvez en même temps mener votre recherche d’employeur et faire vos demandes d’inscription auprès d’un CFA. Si vous n’avez pas trouvé d’entreprise, ce n’est pas bloquant pour passer les tests et entretiens en centre de formation ni pour être inscrit et débuter vos cours.
En revanche, pour que votre admission soit confirmée, vous devez signer un contrat d’apprentissage dans les 3 mois après le début de votre formation.
PREPAVENIR formation peut accompagner ses stagiaires dans leur recherche de stage, et dans ce cadre, un module de Techniques de Recherche d’Emploi est dispensé, comprenant une aide à la rédaction de CV, d’une lettre de motivation et une aide à la recherche sur le net.
Le centre de formation met à disposition toute la logistique nécessaire (fichiers, téléphone, Internet…) et soutient activement les stagiaires dans cette démarche « tremplin » vers l’emploi.
Assiduité
La signature des feuilles d’émargement se fait par demi-journée, par le stagiaire et le formateur. Toute absence est déclarée au financeur.
Titre Professionnel
L’arrêté est paru au JO le 13 juillet 2022, il a pris effet le 1er mars 2023 et il est enregistré au RNCP jusqu’au 1er septembre 2025.
La Nomenclature des Spécialités de Formation édictée par le Ministère du Travail et de l’Emploi est le code NSF 324t.
Déroulement : L’ensemble des cours se déroule en présentiel et en groupe. Ce cycle associe la transmission des techniques par des formateurs spécialistes dans leurs domaines respectifs, la réalisation d’un dossier professionnel justifiant des acquis théoriques et la collaboration en entreprise pour une totale assimilation des notions enseignées en centre de formation.
Le référent intervient dans l’organisation de l’apprentissage. Des questionnaires de satisfaction sont transmis aux candidats pendant le parcours de la formation.
Dates fixes et horaires de formation : De 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h00
Outils pédagogiques : Outils adaptés au profil de l’ensemble des apprenants et au thème de formation : Etudes de cas, Jeux de rôle, Discussion de groupe (technique du remue méninge), Débats guidés, Tour de table, Projection de séquence vidéo,…
Outils d’évaluations et mesure des résultats : L’évaluation des acquis est effectuée à partir d’exercices auxquels l’apprenant participe (tests, questionnaires, jeux de rôle, mise en situation, etc.), validés par le formateur et suivi assuré par le référent qui intervient pour valider les exercices, les contrôles et leur notation. Des examens sur table sont mis en place à l’issue de chaque module.
Méthode d’apprentissage : démonstrative, interrogative, expositive et découverte
Les compétences des candidats par VAE ou issus d’un parcours continu de formation pour l’accès au titre professionnel sont évaluées par un jury au vu :
a) D’une mise en situation professionnelle ou d’une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, éventuellement complétée par d’autres modalités d’évaluation : entretien technique, questionnaire professionnel, questionnement à partir de production(s).
b) Du dossier professionnel et de ses annexes éventuelles.
c) Des résultats des évaluations passées en cours de formation pour les candidats issus d’un parcours de formation (cette rubrique ne concerne pas les candidats par VAE).
d) D’un entretien avec le jury destiné à vérifier le niveau de maîtrise par le candidat des compétences requises pour l’exercice des activités composant le titre visé.
Pour l’accès au titre professionnel des candidats issus d’un parcours progressif de formation ou ayant capitalisé les Certificats de Compétences Professionnelles constitutifs du titre visé, les compétences sont évaluées lors d’un entretien final avec le jury sur la base des CCP obtenus et du DP.
Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 5H00
Puisque la finalité est de trouver un emploi, nous vous accompagnons pendant la formation, mais aussi pendant un an après votre formation.
Nous vous proposons :
– Trois journées dédiées aux techniques de recherche d’emploi afin de permettre aux stagiaires de disposer des outils de prospection adaptée à la recherche d’emploi future.
– Une diffusion aux stagiaires des offres d’emploi préalablement collectées auprès de nos contacts
– Des ateliers de simulation d’entretien.
– Un suivi et un coaching mensuel de chaque apprenant, tant sur l’apprentissage que sur la dynamique de recherche d’emploi. Cet entretien individuel permet à celui-ci de faire le point sur les difficultés rencontrées durant la formation, de valider l’avancée de son projet professionnel et de sa démarche de recherche d’emploi.
– Un suivi post formation sur 2, 3 et 9 mois.
Vous trouverez des réponses à l’ensemble de vos questions ici.
Les Dispositifs :
Il en existe trois :
– Contrat de Professionnalisation
– Reconversion ou promotion par l’alternance (PRO-A)
La rémunération
Elle dépend du dispositif (voir la catégorie Financement).
Aucun reste à charge pour l’apprenant. Le coût est intégralement pris en charge par l’OPCO de l’entreprise.
Centre de formation :
38, rue de la station 95130 Franconville (En face de l’Hôtel-de-Ville)
Par le train :
RER C / Ligne H : Gare Franconville / Le-Plessis-Bouchard – A 25 minutes de Paris-Nord et à 15 minutes de Cergy-Pontoise
En bus:
Depuis la Gare de Franconville Le Plessis-Bouchard prendre la ligne 30-49 arrêt : Mairie ou 15 min à pied.
D’Argenteuil / Sannois prendre la ligne 95-19 direction Cergy Préfecture arrêt : Place Charles de Gaulle.
De Cergy Préfecture / Pierrelaye / Montigny-lès-Cormeilles prendre ligne 95-19 direction Gare d’Argenteuil arrêt : Église.
De Saint-Gratien / Épinay sur Seine prendre la ligne 261 direction Gare de Franconville arrêt : Place Charles de Gaulle.
En voiture:
A86 – A15 – A115 à 10 minutes / Parking public
Accessibilité et handicap
Les immeubles de nos sites de formations sont accessibles sans dénivellation depuis le trottoir.
Les portes d’accès, aux toilettes et aux salles de formations, sont supérieures à 0.84 cm.
L’accès aux étages peut se faire par l’un des ascenseurs de l’immeuble (la cabine pouvant recevoir une personne en fauteuil roulant). Les ascenseurs disposent de touches d’étages en braille, et d’annonces sonores, qui indiquent le niveau pour les déficients visuels.
A chaque étage, il y a des toilettes pour les PMR et des toilettes classiques.
Dans les salles de formation, un système micro et haut-parleur/casques permet aux personnes déficientes auditives de suivre le module de formation dispensé par le(s) formateur(s).
Sur chaque ordinateur de formation, des outils de lecture de texte automatique permettent aux déficients visuels de bénéficier d’une lecture des documents et supports de cours fournis.
Des salles de formation sont agencées de telle façon à pouvoir accueillir des personnes en fauteuil roulant.
Un référent Handicap sur place permet l’adaptation rapide des locaux afin que l’apprenant en situation de handicap soit autonome dans ses déplacements et dans son accès aux contenus de formation et au formateur.
Centre de formation à Paris :
256 Rue Marcadet, Paris 75018
Métro :
Ligne 4 :
- Direction : Mairie de Montrouge ou Porte de Clignancourt
- Descendre : Station « Marcadet -Poissonniers
Ligne 12 :
- Direction : Mairie d’Issy ou Front Populaire
- Descendre : Station « Marcadet – Poissonniers
Les deux stations sont à environ 5 minutes à pied de l’adresse.
En voiture :
Depuis le périphérique :
- Sortie « Porte de Clignancourt », « Porte de Saint-Ouen » ou suivre Paris centre
Prochaine rentrée :
Du 30/09/2024 au 03/10/2025
Où ?
Dans notre centre de Franconville.
Dans notre centre à Paris 18ème.
Comment ?
Cette formation se déroule en présentiel.
Hébergement possible le plus proche (à la charge de l’étudiant ou de son entreprise)
Kyriad Sannois – Ermont
19 Rue des Loges, 95110 Sannois
Possibilité de s’abonner au centre de restauration municipal
Se garer ?
Parking payant, facile d’accès, à proximité (environ 12€ par mois)
12 mois avec en moyenne une semaine par mois en formation au centre, et les trois au sein de l’entreprise (1785 heures au total)
